5 modi in cui l'AI e IAM possono trasformare il tuo processo di accordo

I metodi tradizionali con cui i team creano, formalizzano e gestiscono gli accordi sono disseminati di lacune. Coinvolgono troppi sistemi tecnologici, troppi passaggi e trasferimenti manuali macchinosi mentre i dipendenti spostano documenti e dati da uno strumento all'altro. Abbiamo parlato con le organizzazioni dei loro processi di accordo e abbiamo scoperto che sono difficili, costosi e inefficienti. Abbiamo chiamato questo insieme di problemi la "trappola del contratto". Includendo la perdita di entrate e la distruzione del valore, la trappola costa alle organizzazioni di tutto il mondo quasi 1,6 trilioni di sterline all'anno.

L'Intelligent Agreement Management con Docusign IAM è la tecnologia di gestione degli accordi di nuova generazione, progettata specificamente per aiutare i team a sfuggire alla trappola di cui sopra. Rimuove i passaggi manuali e i sistemi disconnessi del flusso di lavoro tradizionale e li sostituisce con una piattaforma senza soluzione di continuità che contribuisce ad aumentare l'efficienza.

Ecco cinque modi in cui Docusign IAM può aiutare i tuoi team a personalizzare i flussi di lavoro degli accordi e migliorare il processo di accordo dall'inizio alla fine.

Trovare accordi e lingua con l'aiuto dell'AI

Uno dei problemi più comuni derivanti dai flussi di lavoro di accordi obsoleti è l'incapacità di trovare un contratto o di individuare una lingua specifica. La ricerca di Docusign e Deloitte sul processo di accordo completo ha rilevato che quasi la metà delle aziende è convinta di spendere troppo tempo cercando gli accordi. Oltre il 54% manca degli strumenti per automatizzare il monitoraggio e l'analisi degli accordi completati. Tutto quel tempo speso nella ricerca è frustrante e costoso.

Docusign Navigator è un archivio potente che utilizza l'AI per aiutarti a rispondere rapidamente alle domande sugli accordi. Offre dei semplici filtri in grado di ordinare istantaneamente il tuo catalogo per parte, data di valutazione, valore in dollari e altro ancora. Navigator include inoltre una barra di ricerca che utilizza strumenti di elaborazione del linguaggio naturale per cercare a livello concettuale piuttosto che solo a livello di parole chiave. Questa modalità può essere particolarmente utile quando oggetto della ricerca sono idee complesse come la privacy o la forza maggiore. La funzionalità di AI generativa può persino creare riassunti di porzioni lunghe o complesse del testo degli accordi.

Prendi decisioni migliori con i report sugli accordi

I tuoi accordi potrebbero sembrare semplici pagine di testo, ma Docusign IAM li trasforma in raccolte strutturate di dati. Estraendo i punti dati chiave, il tuo team può ottenere una rapida panoramica di qualsiasi documento singolo o dell'intera libreria di accordi. Questi punti dati possono essere utilizzati per rispondere in modo rapido e accurato a domande aziendali critiche.

Ad esempio, se desideri identificare i clienti che spendono di più con la tua organizzazione, i report di Docusign IAM possono rispondere a questa esigenza. Possono anche dirti quali accordi in scadenza sono impostati per il rinnovo automatico. Il tuo team può utilizzare i report per monitorare statistiche regolari sui tuoi accordi e usare questi importanti dati per prendere decisioni più informate sulla direzione dell'azienda.

Connettere gli strumenti utilizzando le integrazioni

Un altro importante risultato della ricerca di Deloitte e Docusign è che i team stanno sprecando risorse nel trasferire informazioni tra troppi strumenti scollegati, causando problemi sia nel controllo delle versioni che nella condivisione dei dati.

Invece di una serie di allegati, caricamenti, riformattazioni e ricaricamenti, cosa succederebbe se un accordo fosse ospitato sulla stessa piattaforma dalla creazione fino alla negoziazione, firma, esecuzione e rinnovo? I clienti di Docusign IAM possono accedere al Docusign App Center per connettere tutti gli strumenti che attualmente utilizzano per creare, impegnarsi e gestire gli accordi.

Eliminare i passaggi manuali con l'automazione del flusso di lavoro

Le integrazioni minimizzano il lavoro necessario per trasferire le informazioni sugli accordi da uno strumento all'altro. L'automazione porta questo miglioramento a un livello successivo, eliminando lo sforzo manuale che fa avanzare gli accordi da una fase all'altra del flusso di lavoro. Eliminando tutti quei passaggi manuali si risparmia tempo, si riducono gli errori e si offre a tutti una migliore visibilità sul processo di accordo.

Docusign Maestro è una soluzione senza codice dedicata a quel tipo di passaggi, costosi e complessi. I clienti IAM possono utilizzare Maestro per progettare un flusso di lavoro standard per gli accordi, che include fasi come la verifica del documento di identità e la firma elettronica, e impostare le condizioni per il completamento di ciascuna fase. Non appena una fase viene completata, Maestro avvia la successiva. Le persone che devono essere avvisate riceveranno automaticamente delle notifiche. Tutte le funzionalità che devono essere utilizzate nella fase successiva (ad esempio, eSignature, verifica del documento di identità, il pubblico ufficiale, ecc.) si connetteranno automaticamente al processo. Una volta che il processo è stato mappato in Maestro, gli accordi passeranno da un capo all'altro del processo nel modo più fluido possibile.

Semplificare la collaborazione sugli accordi.

Quando gli accordi coinvolgono parti e organizzazioni aggiuntive, il flusso di lavoro può facilmente bloccarsi a causa di problemi derivanti dalla scarsa visibilità e dal controllo delle versioni. È facile perdere traccia di quale versione di un accordo sia attuale, quale parte stia esaminando quella versione, quali revisioni suggerite siano state considerate e chi sia responsabile per le azioni successive.

Docusign IAM risolve il problema con una singola versione basata su cloud di un documento che è sempre aggiornata. L'accordo viene creato nel cloud e non lascia mai la piattaforma. La negoziazione, la firma, i servizi di pubblico ufficiale (se necessari) e il rinnovo avvengono tutti sullo stesso documento. In qualsiasi momento, chiunque abbia le autorizzazioni appropriate può ottenere visibilità sullo stato di un accordo e monitorarne l'avanzamento. Inoltre, può avere la completa fiducia che l'accordo trovato sia la versione più aggiornata. Man mano che il processo di accordo avanza, IAM terrà traccia degli aggiornamenti in tempo reale, registrando le azioni dell'accordo e monitorando ciò che deve succedere successivamente.

Iniziare con Docusign IAM

Docusign è da tempo un leader negli accordi e nella risoluzione dei problemi dei clienti relativi ai flussi di lavoro che li riguardano. I servizi e le funzionalità della piattaforma descritti in questo elenco sono progettati per soddisfare le esigenze di accordo delle organizzazioni di oggi e del futuro.

Scopri di più su come Docusign IAM può avvantaggiare il tuo team collegando il processo di accordo dall'inizio alla fine.

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