Lieferschein: Definition & Pflichtangaben

Wer Waren verschickt oder entgegennimmt, stößt schnell auf ein wichtiges Begleitdokument: den Lieferschein. Doch was genau ist ein Lieferschein, wann ist er Pflicht und welche Pflichtangaben muss er enthalten? In diesem Beitrag erklären wir klar und praxisnah, was hinter dem Begriff steckt, welche Anforderungen bestehen und wie sich der Lieferschein von einer Rechnung unterscheidet.

Was versteht man unter einem Lieferschein und wie schreibt man ihn richtig?

Ein Lieferschein (oft auch Warenbegleitschein genannt) ist ein Dokument, das eine Warenlieferung begleitet und den Inhalt der Sendung detailliert auflistet. Er dient als Beleg für den Wareneingang und ermöglicht dem Empfänger eine einfache Kontrolle der Lieferung. Insbesondere die Art und Menge der gelieferten Artikel sind hier entscheidend.

Damit gehört der Lieferschein zu den wichtigsten Belegen im Warenverkehr. Vor allem für die vollständige Bezahlung von Waren oder Dienstleistungen ist ein korrekt ausgefüllter Lieferschein oft eine entscheidende Grundlage – besonders dann, wenn der Versand der Rechnung erst später erfolgt.

Wann ist ein Lieferschein Pflicht und wer muss ihn erstellen?

Grundsätzlich gibt es keine gesetzlich vorgeschriebene Pflicht, einen Lieferschein bei jeder Warenlieferung beizulegen. Allerdings ist die Ausstellung von Lieferscheinen in vielen Branchen ein gängiger Standard, insbesondere bei größeren Lieferungen oder im B2B-Bereich.

Ein Lieferschein wird erforderlich, wenn:

• eine Lieferung viele einzelne Posten umfasst,

• der Versandweg komplex ist,

• eine spätere Rechnungsstellung erfolgt oder

• interne Prozesse wie Wareneingang oder Lagerhaltung dokumentiert werden müssen.

Erstellt wird der Lieferschein in der Regel vom Absender. Dabei gilt: Wer Lieferscheine erstellen möchte, sollte auf korrekte und vollständige Angaben achten, um Missverständnisse zu vermeiden. Auch im Hinblick auf die Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine – in der Regel sechs Jahre – sollte auf eine ordnungsgemäße Archivierung geachtet werden. Diese Aufbewahrungsfrist ergibt sich aus steuer- und handelsrechtlichen Vorgaben.

Welche Pflichtangaben muss ein Lieferschein enthalten?

Wenn Sie einen Lieferschein schreiben, können Sie sich an den Pflichtangaben einer Rechnung orientieren. Die Angaben beim Lieferschein sollten Folgendes umfassen:

• Name und Anschrift vom

  Absender

  (Lieferant) und Empfänger

• Lieferdatum

• Eindeutige Lieferscheinnummer

• Beschreibung der gelieferten Artikel (

  Art und Menge der gelieferten

  Waren, Artikelnummern, ggf. Seriennummern)

• Hinweise auf Sonderkonditionen oder Teillieferungen

• Bezug auf eine eventuelle Bestellung oder Auftragsnummer

Ein ordentliches Lieferschein-Layout sorgt dafür, dass alle Daten übersichtlich und leicht nachvollziehbar sind.

Praxisbeispiel

Ein Unternehmen bestellt 500 Schrauben und 200 Muttern. Der Lieferschein listet die Artikel als zwei Positionen getrennt mit Artikelnummern und Mengenangaben auf – ideal für eine schnelle Überprüfung im Rahmen der Wareneingangsdokumentation.

Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einem Lieferschein?

Immer wieder taucht die Frage auf: Ist eine Rechnung auch ein Lieferschein? Die Antwort lautet: Nein. Obwohl beide Dokumente ähnliche Informationen enthalten können, verfolgen sie unterschiedliche Zwecke.

Lieferschein:

• Dient als Begleitdokument zur Warenlieferung.

• Listet die gelieferten Artikel auf, meist ohne Preise.

• Enthält Informationen wie

  Art und Menge der gelieferten

  Artikel, Artikelnummer und Lieferdatum.

• Fordert nicht zur Zahlung auf.

• Wird zur

  Wareneingangsprüfung

  und internen Dokumentation verwendet.

• Ist häufig ein

  wichtiger Beleg

  für Lagerbuchhaltung und Projektabwicklung.

Rechnung:

• Dient der Zahlungsaufforderung an den Kunden.

• Enthält detaillierte Preisangaben, Steuersätze und Zahlungsfristen.

• Ist rechtlich relevant für Buchhaltung und Steuererklärung.

• Muss bestimmte

  Pflichtangaben einer Rechnung

  enthalten.

• Dokumentiert die Forderung gegenüber dem Kunden und löst den Zahlungsvorgang aus.

In einigen Fällen können Unternehmen Lieferschein und Rechnung in einem Dokument kombinieren. Dieses muss jedoch klar erkennbar beide Funktionen erfüllen. Wenn ein Lieferschein allein als Buchungsbeleg verwendet wird, muss er um zusätzliche Pflichtangaben ergänzt werden, wie etwa den Bruttopreis und die Umsatzsteuer.

Der elektronische Lieferschein

Im Zuge der Digitalisierung setzen immer mehr Unternehmen auf den elektronischen Lieferschein. Er wird digital erstellt, verschickt und archiviert, was Prozesse beschleunigt, Papier spart und die Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine vereinfacht. Besonders praktisch: In Verbindung mit einer elektronischen Signatur wie der DocuSign eSignature kann die Echtheit und Unversehrtheit der Dokumente sichergestellt werden – eine moderne und effiziente Lösung für Unternehmen jeder Größe.

Wie sind die Aufbewahrungsfristen bei Lieferscheinen?

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine seit Januar 2025 auf 8 Jahre verkürzt. Diese Regelung betrifft alle Lieferscheine, die als Buchungsbeleg dienen oder Teil einer Rechnung sind.

Bei separaten Lieferscheinen endet die Aufbewahrungspflicht für den Versender mit dem Versand der Rechnung und für den Empfänger mit deren Erhalt. Für eine rechtssichere Dokumentation empfiehlt sich die digitale Archivierung mit revisionssicheren Systemen.

Nutzen Sie moderne Dokumentenmanagementsysteme, um den Überblick über Aufbewahrungsfristen zu behalten. Diese ermöglichen eine automatische Fristenkontrolle und gewährleisten die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben. Die Systeme unterstützen dabei, Dokumente GoBD-konform zu speichern und bei Bedarf schnell wiederzufinden.

Wo findest man eine (Word) Vorlage oder ein Muster für einen Lieferschein?

Mit Docusign vereinfachen Sie die Erstellung und Verwaltung von Lieferscheinen. Die Software bietet professionelle Vorlagen, die Sie nach Ihren Anforderungen anpassen können.

Über das intuitive Dashboard greifen Sie auf vorgefertigte Muster zu und personalisieren diese mit Ihrem Firmenlogo, den relevanten Informationen und gewünschten Feldern für die Unterschrift des Kunden. Die E-Mail-Benachrichtigung informiert automatisch alle Beteiligten, sobald ein neuer Lieferschein erstellt wurde.

Die digitale Lösung ermöglicht es Ihnen, Kopien des Lieferscheins rechtssicher zu archivieren - ein wichtiger Vorteil gegenüber dem Lieferschein in Papierform. Durch die automatische Fristenverwaltung behalten Sie stets den Überblick über Ihre Dokumente und deren Aufbewahrungszeiten.

Fazit: Lieferschein erstellen leicht gemacht

Wenn Sie einen Lieferschein schreiben, sollten Sie immer den Nutzen des Dokuments im Blick behalten: Die genaue Dokumentation des Lieferumfangs. Achten Sie daher auf Punkte wie vollständige Angaben, ein übersichtliches Layout und eine klare Abgrenzung zur Rechnung.

Moderne Tools wie Docusign CLM unterstützen dabei, Lieferscheine digital und rechtssicher zu erstellen, zu verwalten und langfristig zu archivieren. So gelingt eine effiziente, papierlose Logistik – und der wichtige Beleg bleibt stets griffbereit.